紙での帳票管理からデジタル化へと移行する「帳票DX」が、多くの企業で注目されています。紙の帳票をデジタル化することでさまざまなメリットが期待できる一方、実際にどのような効果が得られるのか気になるところです。
本記事では、帳票DXを進めることで得られる具体的なメリットや実際に帳票DXを導入した企業の成功事例を交えて解説します。帳票管理に課題を感じている企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。
帳票DXとは
帳票DXとは、これまで紙で作成・管理していた帳票を電子化し、データで保存・管理することで業務効率の向上を図ることを指します。しかし、ただ帳票を電子化するだけでは帳票DXとは言えません。電子化を通して業務フロー全体を見直し、業務自体を変革していく必要があります。
帳票DXの推進が求められる理由
帳票DXが企業において重要視される背景には、以下のような理由があります。
- 業務効率の低下
- コストの増加
- テレワークの普及
紙ベースでの帳票管理は、データの入力やチェック、保管作業に多くの手間がかかります。特にデータを手作業で転記する場合、作業ミスが発生しやすく、業務効率が低下します。また、記録が膨大になるほど管理が困難になり、必要なデータの検索や利用に時間がかかることも少なくありません。
また、紙の帳票運用には、印刷費用や保管場所の確保にかかる費用が必要です。さらに、書類を他拠点に送付する場合は郵送費も発生し、運用コストが膨れ上がる要因になります。
さらに、新しい働き方が求められる中での紙ベースの帳票運用は、テレワーク導入を阻む一因にも成り得ます。帳票が電子化されていないと、書類を自宅で確認・承認することが難しく、出社しなければ処理できない業務が生まれてしまうのです。
これらの背景を踏まえ、帳票DXの推進が求められています。
帳票DXを進めるメリット
帳票DXを進めるメリットは次のとおりです。
- 業務を効率よく進められる
- 多様な働き方に対応できる
- コスト削減につながる
業務を効率よく進められる
帳票DXを導入することで、帳票作成・管理業務が効率化されます。電子帳票のテンプレートを使用すると入力作業が必要最低限になるため、誤字脱字の減少にもつながります。
また、帳票を電子化すると、過去の帳票データをデジタルで検索できるようになるため、検索で対象の帳票をすぐに見つけることが可能です。取引先から帳票の再発行を依頼された場合でも、スムーズな対応ができるでしょう。
多様な働き方に対応できる
帳票が電子化されることで、時間や場所にとらわれない業務が実現します。
インターネットさえつながっている環境であれば、ネット上で文書の回覧や承認が可能に。テレワーク中であっても円滑に業務を進められ、柔軟な働き方が推進されます。
コスト削減につながる
帳票の電子化は、コスト削減にもつながります。印刷する必要がなくなる分、紙の使用量は減り、印刷にかかる費用も軽減。また、紙書類を保管するためのファイルや書庫などにかかる費用、取引先へ送付する際に必要な輸送費の削減にもつながります。保管スペースも縮小できるため、オフィススペースの有効活用が可能です。
また、人的コストの削減効果も期待できます。帳票管理の自動化により、入力やチェックにかかる作業時間が短縮されるため、人的リソースを他の業務に割り当てられます。
企業イメージが向上する
近年では、企業の持続可能な活動が求められ、SDGs（持続可能な開発目標）やESG（環境・社会・ガバナンス）に対する注目も高まっています。
帳票DXを進めることで、紙の使用量を削減し、環境負荷を軽減できるため、こうした社会的な取り組みに対する企業姿勢が評価されることが期待できます。
帳票DXの成功事例
帳票DXに取り組み、成功した事例を3つご紹介します。
- 株式会社ワンストップビジネスセンター：発送作業の工数を50%削減
- 株式会社ブシロードムーブ：請求処理のスピードが大幅にアップ
- SBIリーシングサービス株式会社：帳票の一元管理を実現
株式会社ワンストップ ビジネスセンター：発送作業の工数を50%削減
株式会社ワンストップビジネスセンターは、日本全国43箇所でバーチャルオフィス事業を展開している会社です。
順調にビジネスを伸ばす中、別のシステムを利用して帳票発行をしていたものの、一度に送付できる通数に上限があり、何回かに分割して送付しなければならない点に課題を感じていました。
そこで、オプロの「帳票DX」を導入。システムからボタン一つで請求書を出力・送付できるようになったことで、発送作業だけで50％もの作業工数を削減できたそうです。その要因について担当者は「ダブルチェックや人為的な作業ミスをなくせたことも大きいと感じている」と話しています。
（参考：事例 - 株式会社ワンストップビジネスセンター｜株式会社オプロ）
株式会社ブシロー ドムーブ：請求処理のスピードが大幅にアップ
株式会社ブシロードムーブは、音響や番組・イベントの制作など幅広い事業を展開しているエンターテインメント企業です。
従来は、営業担当者は必要に応じて見積書をExcelで作成、請求時には経理担当者がExcelで請求書を作成し、印刷・捺印のうえ手作業で郵送するというフローで請求業務を行っていました。一連の業務がスムーズに流れていないことによる業務負荷の大きさ、手作業でのミス、統一化されていないフォーマットなど多くの課題を抱えていたそうです。
そこで、請求業務に特化したシステムの「MakeLeaps」を導入。一連の工程をすべてクラウド状で完結できるようになったことで、出先からでも承認作業が進められるようになり、請求処理のスピードが大幅にアップしました。また、業務フローを標準化できたことで、マネジメント体制も強化されたそうです。
（参考：お客様事例（株式会社ブシロードムーブ 様） | リコー）
SBIリーシング サービス株式会社：帳票の一元管理を実現
SBIシーリングサービス株式会社は、航空機や船舶等を対象とした日本型オペレーティング・リース事業ファンドの組成・販売を行っている会社です。
従来はクラウドサービスやスプレッドシート、データベース管理システムなど複数のクラウドで顧客情報や契約情報を管理していたため、それぞれが異なる仕組みで管理されており、帳票作成や管理に手間がかかっていました。
そこで、オプロの「帳票DX」を導入。各種帳票を一元管理できるようになり、帳票作成がスムーズになりました。また、帳票の配信も一元管理によって煩雑さが解消され、効率化を実現できたとのことです。
（参考：事例 - SBIリーシングサービス株式会社｜株式会社オプロ）
まとめ
帳票DXの推進は、業務効率の向上、コスト削減、多様な働き方への対応、企業イメージの向上などのメリットをもたらします。デジタル化が求められる現代において、帳票DXは企業の未来を見据えた重要な戦略となるでしょう。
株式会社オルツでは、パーソナル人工知能を中心としたAI活用やDX推進を支援しています。課題のヒアリングからコンサルティング、実証実験まで一気通貫で行うほか、実際の開発や運用などの技術的な支援も可能です。少しでもご興味のある方は、下記のお問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。
